Datenschutz

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
JM - Motors, Inhaber Julian Litwinow, Amrumweg 11, 33334 Gütersloh
E-Mail: info@werkbank-erp.de

• Es werden keine Cookies gesetzt.
• Es findet keine Reichweitenmessung oder Webanalyse statt.
• Es sind keine Social-Media-Plugins, Karten oder Videos Dritter eingebunden.
• Schriftarten werden mit der Seite ausgeliefert, nicht von Google Fonts nachgeladen. Beim Aufruf entsteht dadurch keine Verbindung zu einem fremden Server.
• Es gibt keine Nutzerkonten und keine Registrierung.
• Vor der Seite steht kein Auslieferungsnetz (Content Delivery Network) und kein Schutz-Proxy. Ihre Verbindung geht unmittelbar zu unserem Server in Deutschland und wird nur dort entschlüsselt.

Beim Aufruf der Seite speichert der Webserver automatisch Zugriffsdaten in einer Protokolldatei: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, verweisende Seite und Browserkennung. Diese Daten sind für den Betrieb und die Absicherung des Servers technisch erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Protokolle werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach 14 Tagen gelöscht.

Die Website und der Anwendungsserver werden bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland. IONOS verarbeitet die oben genannten Logdaten in unserem Auftrag. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wir betreiben beim selben Anbieter ein zweites, unabhängiges System, das ausschließlich die Erreichbarkeit des Dienstes von außen misst und uns bei einer Störung alarmiert. Der Grund ist schlicht: ein System, das sich selbst überwacht, meldet seinen eigenen Ausfall nicht. Dieses System hat keinen Zugang zu Datenbanken, Dateien oder Sicherungen. Beim Aufruf unserer Statusseite reicht der Webserver die Anfrage an dieses System weiter und gibt dabei Ihre IP-Adresse als X-Forwarded-For mit. Sie wird dort wie eine gewöhnliche Zugriffsprotokollzeile behandelt und nach 14 Tagen gelöscht.

Die Domain werkbank-erp.de ist bei der IONOS SE registriert. Die autoritative Namensauflösung, also die Auskunft darüber, hinter welcher Adresse dieser Name steckt, erbringt die Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA (für die Union: Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München).

Dabei fallen dort ausschließlich Anfragen nach dem Namen an: der abgefragte Name, der Zeitpunkt und die Adresse des anfragenden Auflösungsdienstes, in aller Regel die Ihres Zugangsanbieters und nicht die Ihres Geräts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ausfallsicheren und gegen Angriffe abgesicherten Namensauflösung).

Der Datenverkehr dieser Website läuft nicht über Cloudflare. Der Adresseintrag verweist unmittelbar auf unseren Server in Deutschland. Ein vorgeschalteter Auslieferungsdienst oder Schutz-Proxy ist nicht eingeschaltet. Die verschlüsselte Verbindung endet ausschließlich auf unserem Server. Cloudflare setzt deshalb keine Cookies und erhält weder Seiteninhalte noch Ihre Eingaben.

Die Namensauflösung wird weltweit verteilt erbracht, weshalb eine Verarbeitung in einem Drittland stattfindet. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023, unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist. Ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO aus dem mit Cloudflare geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Unser E-Mail-Postfach zu info@werkbank-erp.de wird bei der IONOS SE in Deutschland betrieben. Nachrichten, die Sie uns schreiben, liegen dort verschlüsselt übertragen und gespeichert. Geschäftsbriefe im Sinne des § 257 Abs. 4 HGB bewahren wir sechs Jahre auf, Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO); im Übrigen löschen wir Nachrichten, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Der Versand über das offene Internet erfolgt transportverschlüsselt, soweit der Anbieter der Gegenseite das unterstützt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht. Bitte senden Sie uns keine besonders schutzbedürftigen Angaben unverschlüsselt per E-Mail.

Von den Daten der Werkstatt-Software werden täglich Sicherungen erstellt und nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Eine zweite Kopie liegt auf eigener, selbst betriebener Hardware in nicht öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten des Anbieters in Deutschland. Ein Sicherungsdienst eines Dritten wird nicht eingesetzt. Der Datenträger ist vollständig verschlüsselt, das Kennwort liegt nicht auf dem Gerät. Ein entwendeter oder entsorgter Datenträger ist damit unlesbar. Dort gilt dieselbe Frist von 14 Tagen.

Das Formular auf dieser Seite sendet nichts an diese Website. Es öffnet lediglich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Es werden also keine Eingaben an unseren Server übertragen und dort auch nichts gespeichert, solange Sie die E-Mail nicht selbst absenden.

Schreiben Sie uns per E-Mail, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nachrichten löschen wir, sobald der Vorgang abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Diese Erklärung betrifft die Website. Für die Werkstatt-Software selbst gilt: Jeder Betrieb erhält eine eigene, getrennte Datenbank auf einem Server in Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt und es werden täglich Sicherungen erstellt. Werkstätten, die Werkbank ERP einsetzen, sind für die dort gespeicherten Kundendaten selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir werden als Auftragsverarbeiter tätig.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vollständig vor und ist dort zum Lesen, Ausdrucken und Unterschreiben hinterlegt, einschließlich der Anlage über die technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der weiteren Auftragsverarbeiter. Er ist vor der ersten Verarbeitung echter Kundendaten zu schließen. Ergänzend gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Werkbank ERP kann auf Wunsch eines Betriebs eingehende Rechnungen aus dessen eigenem Postfach abholen. Die Funktion ist im Auslieferungszustand abgeschaltet. Sie wird ausschließlich vom Betrieb selbst eingerichtet und lässt sich jederzeit wieder abschalten. Ohne diese Einrichtung greift Werkbank auf kein Postfach zu.

Welche Daten abgerufen werden

Aus dem angegebenen Postfach werden Nachrichten mit Dateianhang gelesen, die nach dem Zeitpunkt der Einrichtung eingegangen sind: Absender, Betreff, Datum, Message-ID und die Dateianhänge. Andere Postfächer, Kontakte, Kalender oder Kontoeinstellungen werden nicht angesprochen.

Wozu die Daten verwendet werden

Ausschließlich dazu, aus den Anhängen Eingangsrechnungen zu erkennen und sie dem Betrieb in seiner eigenen Datenbank zur Prüfung vorzulegen. PDF- und XML-Anhänge werden gelesen, maschinenlesbare Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) ausgewertet und als Beleg im Zustand „wartet auf Prüfung“ abgelegt. Anhänge anderer Art werden verworfen. Es findet keine Werbung, kein Profiling und keine Verwendung zum Trainieren von Modellen künstlicher Intelligenz statt.

An wen die Daten weitergegeben werden

Nicht verkauft, nicht vermietet, nicht an Dritte zur eigenen Verwendung übermittelt. Zugriff besteht allein für den Betrieb, der das Postfach eingerichtet hat. Technisch beteiligt ist einzig unser Hosting-Dienstleister IONOS SE, Montabaur, auf dessen Servern in Deutschland der Dienst läuft. IONOS handelt weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und wertet die Daten nicht aus. Eine Offenlegung gegenüber Behörden erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Einsicht durch Menschen findet nicht statt, ausgenommen bei ausdrücklicher Einwilligung des Betriebs im Einzelfall, bei Sicherheitsvorfällen und bei gesetzlicher Verpflichtung.

Wie die Daten geschützt sind

• Verbindung zum Postfach ausschließlich verschlüsselt (IMAP über TLS, Port 993).
• Zugangsdaten und Token liegen ausschließlich auf dem Server, verschlüsselt (AES-256-GCM). Sie werden niemals an das Programm auf dem Rechner des Betriebs oder an Dritte übergeben und nach dem Speichern nicht wieder im Klartext ausgegeben.
• Jeder Betrieb hat eine eigene, getrennte Datenbank und ein eigenes Dateiverzeichnis. Es gibt keinen Weg, auf dem ein Beleg aus dem Postfach eines Betriebs bei einem anderen landet.
• Zugriff auf den Server haben ausschließlich namentlich benannte Administratoren mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Jeder Zugriff im Programm wird protokolliert. Sicherungen sind verschlüsselt, das Rechenzentrum steht in Deutschland.

Speicherdauer und Löschung

• E-Mails werden nicht gespeichert. Sie werden gelesen, ausgewertet und verworfen. Dauerhaft abgelegt werden nur die Anhänge, aus denen ein Beleg wurde, sowie Absender, Betreff, Datum und Message-ID dieser einen Nachricht als Nachweis, woher der Beleg stammt.
• Diese Belege sind Buchführungsunterlagen des Betriebs. Für sie gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB); vorher dürfen sie nicht gelöscht werden. Verantwortlich dafür ist der Betrieb als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir handeln als Auftragsverarbeiter.
• Beim Abschalten des Zugangs (in Werkbank unter Einstellungen → Postfach) werden Zugangsdaten und Token sofort und unwiderruflich gelöscht. Es findet danach kein Zugriff mehr statt.
• Bei Vertragsende werden alle Daten des Betriebs einschließlich der aus dem Postfach übernommenen Belege nach Ablauf einer Rückholfrist von 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern der Betrieb nicht zuvor deren Herausgabe verlangt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Ein Löschverlangen können Sie jederzeit an info@werkbank-erp.de richten. Wir bearbeiten es innerhalb von 30 Tagen.

Microsoft 365

Microsoft lässt für den Abruf kein Passwort mehr zu. Dort meldet sich der Betrieb einmal im Browser an. Werkbank erhält dafür die Berechtigung IMAP.AccessAsUser.All, die allein das Postfach betrifft. Es werden keine Nachrichten versendet und keine gelöscht. Nachrichten, aus denen ein Beleg wurde, werden als gelesen markiert. Alle übrigen bleiben unberührt. Die Zustimmung lässt sich jederzeit in Werkbank oder im Microsoft-Konto zurücknehmen.

Gmail und Google Workspace

Werkbank fordert keine Google-Berechtigungen an und ruft keine Google-APIs auf. Ein Gmail-Postfach wird wie jedes andere über IMAP eingebunden, mit einem App-Passwort, das der Betrieb in seinem Google-Konto selbst erzeugt, oder über eine Weiterleitung in ein anderes Postfach. Es besteht keine Verbindung zwischen Werkbank und Ihrem Google-Konto außer dem Postfachzugang, den Sie selbst eingetragen haben.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt und nach § 38 Abs. 1 BDSG auch nicht zu benennen: Das Unternehmen beschäftigt weniger als zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten. Ansprechpartner in Datenschutzfragen ist JM - Motors, Inhaber Julian Litwinow unter der oben genannten Anschrift.

Diese Seite ist ausschließlich über HTTPS erreichbar. Aufrufe über HTTP werden automatisch auf die verschlüsselte Verbindung umgeleitet. Das Zertifikat wird automatisch erneuert und von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich an der Verarbeitung etwas ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 31. August 2026